Eccezionalmente, nel giro di una settimana lo smart working è diventato realtà diffusa.
Certo per motivi poco felici, ma in tempi brevi, anzi brevissimi, migliaia di realtà aziendali hanno aderito alla campagna #iorestoacasa in maniera proattiva, riorganizzando al meglio la propria realtà lavorativa senza fermare impegno e creatività.

Il coronavirus ha costretto centinaia di aziende a correre ai ripari e limitare quanto più possibile la diffusione del contagio; in una società sempre più guidata dai servizi e incentrata sulla tecnologia, non è stata così impossibile la sfida da accogliere.
Certo questo non vale per tutti,  ma pur rimanendo un Paese a vocazione manifatturiera, l’Italia avanza nel processo di terziarizzazione dell’economia arrivando a toccare il 70,3% delle aziende appartenenti ai servizi.
Più servizi, meno industria. E’ la fotografia dell’impresa italiana emersa dai risultati del censimento permanente 2019 dell’Istat (e riferita al 2018).
Secondo Bloomberg (multinazionale operativa nel settore dei mass media) quello che sta succedendo in questo momento si può tradurre nel più grande esperimento di telelavoro al mondo.

Smart working  (e Agile Working) VERSUS telelavoro (o lavoro da remoto).

Nasce subito l’esigenza di capire le sottili differenze delle due definizioni per poter fare una piccola riflessione preliminare.
Mentre il telelavoro (o lavoro da remoto) implica di portare avanti l’attività lavorativa in un luogo diverso dall’ufficio, lo smart working prevede una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati (fonte www.osservatori.net).

Una differenza sottile che sottintende quindi il tema dell’organizzazione e che soprattuto implica una rivoluzione di senso.
“Fare impresa significa anche portare avanti concrete azioni di responsabilità sociale. Per questo noi di B-eat diamo il buon esempio riorganizzando, quando possibile, il nostro lavoro in modalità smart working”.
Abbiamo iniziato così l’ultimo post su facebook che vedeva il team della nostra agenzia, freezata in uno screenshot, durante una call.

Ed è proprio su questo punto che vogliamo soffermarci: l’organizzazione del lavoro a distanza e la fiducia che deve venirsi a instaurare tra i membri del team.
Diventa cruciale la capacità di coordinarsi, di confrontarsi con idee, spunti e direttive, per poi procedere in autonomia; incontrarsi nuovamente per valutare lo stato di avanzamento dei progetti, la possibilità di revisionare in maniera veloce e costruttiva il lavoro in corso, e mantenere una visione collettiva per scambiarsi suggerimenti, arricchire le proprie idee e andare avanti. Tutto questo ripetuto per il numero di volte utili a terminare le task in corso.

Siamo una digital agency del gusto, un’ agenzia di comunicazione dove si “cucinano” design digitale e marketing, quindi abituata alla tecnologia, ma per far funzionare in toto il processo di smart working alcune modalità vanno potenziate, integrate e messe rigorosamente in ordine (o quantomeno è il nostro pensiero!)
Non è facile cambiare abitudini, fare brainstorming e prendere decisioni senza guardarci ogni giorno negli occhi: ma abbiamo deciso di cogliere questa nuova realtà inattesa, forzata e difficile e trasformala in opportunità di crescita e potenziamento dell’organizzazione.
Ognuno di noi è chiamato a una maggiore pianificazione e progettazione personale (non sempre facile, specialmente trasmigrata in un ambiente casalingo pregno di distrazioni non facili da evitare).

Il digitale e la tecnologia sono l’unica risorsa concreta che abbiamo per non fermarci, perché ci permettono di rimanere connessi.
 

Ecco quindi la nostra “cassetta degli attrezzi”.

1. Tecnologia in primis come strumento di facilitazione per la comunicazione interna.
In qualche modo la necessità è quella di continuare a far esistere uno “stesso luogo” in cui cercarsi, aggiornarsi e confrontarsi.
Siamo compagni di squadra con postazioni casalinghe dislocate in tutta Roma.

Slack.
Slack e’ una piattaforma di messaggistica per team che integra insieme diversi canali di comunicazione in un unico servizio.
Un solo contenitore (e archivio) di informazioni accessibili da tutti i componenti dalla nostra agenzia.
Lato utente permette di dare una gerarchia delle conversazioni importanti impostando le parole da evidenziare, essere attenti alle @mentions dirette, e una serie di personalizzazioni per le notifiche.
Lato team si può creare un canale per ogni progetto, cliente o subteam (grafica, social, copy, ecc) a cui si sta lavorando.
Noi l’utilizziamo anche con canali appositi condivisi con i nostri clienti.
Ci permette di scambiare informazioni e materiali utili (una grande chat suddivisa per tematiche come social, grafiche, generali, ecc), in maniera facile e veloce.
La versione free è un’ottima base di partenza che permette di scoprire e usufruire a pieno delle potenzialità del prodotto.

2. Disponibilità di archiviazione e cartelle con grandi quantità di file come immagini, video, documenti e report vari, sempre fruibile.
La necessità di avere a disposizione un cloud storage è quanto mai fondamentale.

Google Drive.
Google mette a disposizione di ogni utente Gmail 15 Gigabyte cloud di spazio gratuiti. Un grande hard disk sul web dove salvare e condividerci tutti i file che ci servono.
Questo strumento potentissimo permette con facilità di creare documenti online, archiviarli e all’occorrenza recuperarli, scambiandoceli tramite un solo link.

File di scrittura, fogli di calcolo, presentazioni, disegni e moduli, facilmente aggiornabili in modalità collaborative.
Indifferentemente dal “proprietario” di tali materiali, con questo spazio facilmente condivisibile tutto è facilmente disponibile a tutti i membri del team e da qualsiasi dispositivo (Pc di lavoro, computer personali, smartphone): foto da lavorare, grafiche, loghi, presentazioni, report, documenti strategici e quant’altro vengono salvati per restare sempre a disposizione nel momento del bisogno.
L’organizzazione e l’archiviazione corretta dei materiali, diventa fondamentale per gestire bene questa risorsa ed essere veloci e autonomi nella ricerca del dato giusto nel momento di necessità.

3. Organizzazione del lavoro e gestione del team e dei progetti in corso, in maniera chiara e produttiva.
Ci sono tantissimi tool e tecniche agile di project management. Trovare quello che più si addice alle proprie necessità può semplificare di molto l’organizzazione del lavoro e il flusso di comunicazioni all’interno di un team, aumentandone la produttività.
Fondamentale per “non perdersi” in una miriadi di task, mantenere la concentrazione sui compiti prioritari, senza passare ad esempio da un cliente all’altro in modo caotico , rischiando di perdere il senso di quello che si sta facendo e venire schiacciati dall’ansia delle “cose da fare”.

Trello.
Si tratta di una sorta di lavagna pulita dove è possibile creare liste di task, schede con elenco attività, descrizione e allegati, assegnazioni e tag.
Fondamentalmente questo tool prende spunto dal metodo kanban e si compone di 3 elementi chiave:
 

• Board: una lavagna vuota che rappresenta il progetto.
• List: rappresentano i macro-step di un progetto, la raccolta dei task delle varie persone coinvolte, fondamentalmente suddivise in:
  • Lavoro/attività in attesa;
  • Lavoro/attività in corso;
  • Lavoro/attività completata.

• Card: ovvero l’unita di base della board che rappresenta il singolo task (o un’idea, un progetto, un cliente, ecc.)

Le card, che contengono i vari task, sono all’interno di ciascuna lista e le posso spostare con un semplice drag and drop da una lista all’altra, a mano a mano che il progetto avanza.
Il punto di forza di questo tool (oltre a essere gratuito) è la flessibilità di utilizzo. Si può strutturare e organizzare a seconda delle esigenze praticamente per qualsiasi cosa!

Le sue funzioni permettono di assegnare compiti a ciascun membro del team, di limitare il numero di attività in corso, di controllare di volta in volta gli avanzamenti, i progressi e fare un punto dei lavori in corso.

4. Formalizzare.
Dare comunicazioni ufficiali e prendere appuntamenti (in questo momento storico necessariamente virtuali)

Email.
Anche se abbiamo tantissimi tool e spazi virtuali per la messaggistica istantanea, lo scambio di informazioni tramite e-mail rimane tutt’ora fondamentale.
Assume un carattere istituzionale, professionale, formale e a seconda della comunicazione prioritario.
E’ il mezzo per prendere appuntamenti, per ufficializzare meeting o progetti. Un modo per fare il punto della situazione e assicurarsi che il messaggio raggiunga le persone di riferimento.

Conclusioni
Questa la nostra piccola riflessione sullo smart working “forzato”: ognuno di noi è chiamato a una maggiore pianificazione e progettazione personale; non sempre facile, specialmente trasmigrata in un ambiente casalingo pregno di distrazioni non facili da evitare, ma necessaria.

Siamo consapevoli che non è una metodologia applicabile a tutti i contesti lavorativi e che di per sé non rappresenta la panacea per tutti i problemi che si stanno riscontrando, ma per poterla sfruttare al meglio sicuramente è necessario integrare e saper usare gli strumenti più adatti.
Per quanto ci riguarda abbiamo scritto di questi quattro tool scelti principalmente per praticità e accessibilità, ma volendo ne esistono di più elaborati e complessi da analizzare e valutare a seconda delle necessità specifiche.

Non è facile cambiare abitudini, fare brainstorming e prendere decisioni senza guardarci ogni giorno negli occhi: ma noi di B-eat abbiamo deciso di cogliere questa nuova realtà inattesa, forzata e difficile per trasformala in opportunità di crescita e potenziamento della nostra organizzazione.
In quello che appare come un surreale e troppo lungo episodio di Black Mirror intitolato Coronavirus-19, vorremmo quindi stimolarvi, invitare a non mollare e spronare, perché da ogni crisiI nascono sempre nuove opportunità.

Con questo invito a mantenere un approccio costruttivo e positivo, auguriamo buon lavoro a tutti. Per la pausa caffè, tutti insieme nella stessa stanza, vorrà dire che aspetteremo tempi migliori :)